Les emails ont révolutionné le monde de la construction en réduisant considérablement les délais de réponse entre les différents partenaires d’un même projet. Dans un premier temps, cette facilité à améliorer la collaboration entre les parties prenantes. Les équipes sur chantier obtiennent désormais des réponses instantanées aux problématiques rencontrées, là où quelques années auparavant, il fallait attendre la réunion hebdomadaire de chantier ou la réponse à un courrier postal.  

Mais au fil du temps, les canaux de communication se sont multipliés et la masse d’information et de messages échangée est devenue importante pour tous les entrepreneurs, architectes, bureaux d’ingénierie, bureaux de contrôle, coordinateurs sécurité santé… Et ce qui était une révolution est devenue une malédiction.

Les notifications Microsoft OUTLOOK qui s’affichent à tout-va sont aujourd’hui le lot de nombreux professionnels de la construction. Lors des phases cruciales d’un projet, un architecte peut facilement recevoir une soixantaine d’emails par jour pour un seul projet. Que dire s’il coordonne ou travaille sur plusieurs projets ? Et il en est de même pour tous les autres experts qui travaillent sur un projet de construction.

Dans ce contexte, trier et ordonner l’information devient essentiel. Mais, cela ne suffit pas. Il faut encore traiter l’information reçue : soit en agissant directement, soit en déléguant les demandes formulées et en assurer le suivi.

La gestion des emails, une problématique majeure pour le secteur de la construction

Lors des 2 webinaires animés par COOPERLINK en décembre 2022 sur le sujet de la collaboration et de la gestion des emails, les participants ont eu l’occasion de s’exprimer sur leur pratique.  

Les résultats sont sans appel :

• 85 % des répondants ne pensent pas gérer de façon optimale leurs emails professionnels
• les 2 principaux enjeux identifiés par les participants sont : “Classer efficacement les emails” et “assurer le suivi des actions demandées dans un email”  
• 85 % des participants n’ont pas de classification commune des emails au sein de leur entreprise

La gestion des emails est un défi particulièrement difficile pour ce secteur économique. En effet, lors d’un projet immobilier, les parties prenantes sont nombreuses et leurs représentants multiples. À chaque phase du projet, ce sont de nouvelles personnes qui embarquent pour apporter une compétence spécifique. Avec elles, la quantité d’informations échangée également.

Certaines d’entre elles n’ont pas spécifiquement de valeur, elles peuvent être simplement organisationnelles (fixer l’heure d’une réunion, par exemple), mais d’autres sont essentielles à garder et à archiver car elles ont des impacts d’autres décisions et de facto, des coûts associés.

Pourquoi Microsoft OUTLOOK ne peut pas suffire pour gérer vos emails.

La solution proposée par Microsoft OUTLOOK ou toute autre solution, de  type client de courrier électronique, n’est pas suffisamment adaptée quand il s’agit de gérer :

• La masse d’information
• Le traitement des demandes
• Le suivi des demandes formulées
• L’archivage
• La gestion des pièces jointes
• La multiplicité des destinataires

S’intéresser à la gestion des emails au sein de son entreprise, c’est surtout se poser la question de la valeur et du rôle de l’email au sein de l’entreprise.

Considérer le mail comme un asset d’entreprise

Le bureau d’architecture ARCHIPELAGO considère les emails comme un asset, soit un actif d’entreprise. L’email n’est donc pas qu’un simple support de communication entre ses collaborateurs et l’extérieur, mais a une réelle valeur.  

L’email ne peut donc pas être envisagé comme propriété du collaborateur, même s’il en est l’auteur ou l’expéditeur. Certains messages engagent l’entreprise.  

Dès l’avénement de l’email comme moyen d’échanges privilégié, la direction d'ARCHIPELAGO à imposer une solution permettant de centraliser et d’organiser les emails. Afin de contraindre l’implémentation de ce nouveau fonctionnement, les emails étaient même régulièrement supprimés des boîtes mail des collaborateurs. Après une dizaine d’années avec cette solution, l’outil et l’approche devaient être modernisée.

C’est pourquoi, ARCHIPELAGO s'est tourné vers COOPERLINK. La direction de l’entreprise a également changé son approche auprès de ses collaborateurs. C’est désormais un usage sur base volontaire et les emails ne sont plus supprimés de MICROSOFT OUTLOOK. Après avoir expliqué aux différents membres de l’équipe l’intérêt de classer les emails, on peut valider que l’équipe est convaincue.

Les chiffres du nombre d’emails classés dans COOPERLINK montre une adoption grandissante par les collaborateurs de la solution :

Voici quelques cas d’usages et bénéfices qu’ARCHIPELAGO a pu constater :

• Faciliter la coordination et la communication au sein de l'équipe : les demandes qui sont reçues par email peuvent être distribuées parmi les  équipes internes. Le suivi des tâches liées est aussi facilité par la plateforme. Grâce au tableau de bord, les gestionnaires de projet peuvent s’assurer que leurs projets restent dans les délais impartis. Ils visualisent les tâches en cours et résolues et peuvent facilement prendre connaissance des correspondances et des documents associés.
• Gérer le volume d’information. Une recherche classique dans une solution d’emails donne des centaines de résultats. Comment trouver rapidement celui que l’on recherche ? COOPERLINK facilite le tri grâce à l’enrichissement des emails par des données.

• Assurer la continuité de l’information au sein des projets : les projets de construction s’étirent sur plusieurs années, depuis la phase d’acquisition jusqu’à la réception du projet. Ils nécessitent également d'intégrer des profils d’experts aux équipes selon les différentes phases des projets. Avec COOPERLINK, les personnes qui rejoignent l’équipe ont accès aisément à l’information échangée depuis le début du projet.
• Gestion et prévention des risques : la traçabilité des correspondances est essentielle dans le secteur de la construction. Au travers des emails notamment, les équipes échangent de nombreuses informations, décisions, etc. qui doivent parfois être produites après plusieurs années. Grâce aux métadonnées et à son outil de recherche, COOPERLINK facilite cette traçabilité.
• Transparence de l'information : COOPERLINK facilite l'accès du management à l' information disponible au niveau des projets.

Etude de cas : projet de l’hôpital Joseph BRACOPS à Bruxelles

Un projet immobilier de grande ampleur

ARCHIPELAGO a partagé son retour d’expérience sur un de ses projets, l’hôpital Joseph Bracops, qui a servi de projet pilote pour implémenter les fonctions liées à la correspondance. Le projet a débuté en 2018. Il s’agit du redéveloppement d’un site hospitalier dans la région de Bruxelles (client : Hôpitaux Iris Sud) et de la construction d'une nouvelle polyclinique et d'un bloc médico-technique. Le projet est conséquent : 14 900m2 sont concernés et les partenaires nombreux. ARCHIPELAGO est l’un des membres de l’équipe de conception composée également des bureaux d’études NU architectuuratelier, BUUR, Ellyps, MATRIciel , MC-carré et COSEP.

Au total, on dénombre environ 30 utilisateurs au stade du "dossier de soumission" sans compter les nombreux acteurs qui rejoindront l'équipe projet lors des phases suivantes du projet.

Les premiers chiffres donnent la mesure du projet :

• Plus de 3000 emails uniques ont été enregistrés entre 2020 et 2022 :  

• Plus de 100 tâches ont déjà été créées au niveau du projet
• 2 espaces de travail sont partagés et reprennent au total plus de 6000 fichiers

Ces chiffres donnent un aperçu de la complexité de la gestion de l'information dans ce type de projet.

Configuration de la solution COOPERLINK pour le projet Bracops

ARCHIPELAGO a retenu la configuration suivante :

• La plateforme collaborative COOPERLINK

Les partenaires sont invités par ARCHIPELAGO sur la plateforme collaborative COOPERLINK, qui permet le partage documentaire et la collaboration (tâches) dans le contexte d’un projet de construction.

Les principales fonctionnalités sont :  

- L’invitation des partenaires

- La définition des droits (lecture, écriture, droit d’accès)

- Le partage documentaire

- L’indexation automatique des versions d’un même document

- La gestion des tâches

- La création et le suivi des workflows (processus d’automatisation des approbations)

En phase d’exécution, l’entrepreneur général utilisera lui aussi COOPERLINK pour gérer et faire valider les fiches techniques ainsi que créer facilement le dossier As-built.  

L’objectif du recours à la plateforme collaborative est de réduire drastiquement le nombre d’emails.

• Le plugin COOPERLINK pour Microsoft Microsoft OUTLOOK.

Avec le plugin Microsoft OUTLOOK, les collaborateurs peuvent continuer à travailler avec la solution d’emails dont ils ont l’habitude, tout en ayant accès à un panneau qui leur permet d’enrichir les emails de données. Ces dernières vont se synchroniser avec la plateforme collaborative COOPERLINK et le serveur de l’entreprise.

ARCHIPELAGO a choisi de compléter la solution Microsoft OUTLOOK afin d’améliorer sa coordination interne. Directement depuis Microsoft OUTLOOK, un collaborateur peut créer un workflow lié à un email. Chaque membre a alors une vue claire sur les tâches transmises et celles qui lui sont assignées.  

Également, quand un email est envoyé à plusieurs collaborateurs d’ARCHIPELAGO, dès que l’email est enrichi de données par l’un des destinataires, tous en bénéficient. On évite ainsi les multiples encodages et précieuses secondes sont gagnées, qui mises bout à bout, finissent par représenter un temps non négligeable pour l’entreprise.  

Quant au manager, il peut avoir une vue synoptique pour chaque projet dont il a la responsabilité : il/ elle peut voir directement qu’un email a été suivi d’une action sans devoir interroger le collaborateur qui en est chargé.

• La sauvegarde automatique sur le serveur fichier d’ARCHIPELAGO

L’ensemble de l’information déposée sur la plateforme collaborative est automatiquement archivé sur le serveur de fichiers d’ARCHIPELAGO. Ainsi, l’entreprise garde toujours une sauvegarde et la maîtrise des informations échangées.  

Assurer la pérennité et la robustesse de son organisation

Pour César Muyle, executive partner et Erik Cooremans, partner et BIM Manager chez ARCHIPELAGO, les principaux arguments pour recommander COOPERLINK sont :

• Retrouver rapidement les emails dans toutes les circonstances 
• Offrir un retour immédiat pour l’utilisateur en supportant la collaboration et coordination 
• Assurer un niveau de qualité important et de manière à s’inscrire dans leur processus de certification ISO9001  
• Reprend à un endroit toute l’information du projet : documents, les tâches personnelles, les tâches de l’équipe, les emails, … quand la plateforme collaborative est déployée.

Nos 5 conseils pour implémenter facilement COOPERLINK auprès de vos équipes et limiter la friction au changement

Expliquer la valeur ajoutée de l’outil aux collaborateurs

Adopter un nouvel outil demande un effort. Chacun est plus ou moins réticent au changement, mais comprendre les bénéfices d’une nouvelle solution permet de motiver les utilisateurs. Surtout s’ils entrevoient les avantages qu’ils vont en tirer individuellement. Le gain de temps et la perspective de ne pas refaire plusieurs fois la même tâche sont des arguments qui font écho chez tous les futurs utilisateurs.  

Accompagner les utilisateurs dans l’adoption de l’outil

Tous les utilisateurs n’ont pas la même dextérité avec les solutions informatiques. Pour tous, un parcours d’apprentissage est souhaitable. L’équipe de COOPERLINK peut vous aider dans votre communication auprès de vos équipes et dans la formation des collaborateurs.  

Le « customer success » et le support COOPERLINK sont extrêmement réactifs pour répondre aux demandes des utilisateurs et leur garantir une expérience maximale. Nous sommes très fiers d’afficher les performances de notre support :

Choisir soigneusement des projets pilotes et étendre ensuite l’utilisation

Nous recommandons de commencer par implémenter la solution dans des projets pilotes choisis notamment pour motiver les équipes à adopter des outils innovants, avant d’étendre la solution à l’ensemble de l’organisation.  

Combiner le plugin avec la plateforme collaborative COOPERLINK pour une adoption plus simple

La solution COOPERLINK est alors à son plein potentiel et les usagers en retirent un maximum de bénéfices.

Impliquer le management dans le changement

Si le management montre l’exemple, les équipes suivront.

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